Política de Privacidade

1. Responsável pelo tratamento

Os dados pessoais relacionados com o funcionamento do site, criação de contas, gestão de subscrições, faturação, suporte e administração da plataforma são tratados pela Alvera.

Para questões relacionadas com privacidade ou proteção de dados poderá ser utilizado o seguinte contacto:

contacto@alvera.pt

2. Âmbito da política

Esta política aplica-se aos dados pessoais tratados no contexto de:

• Navegação e utilização do site público;
• Pedidos de contacto ou esclarecimento;
• Pedidos de demonstração ou período experimental;
• Criação e administração de contas de empresas;
• Criação de utilizadores administrativos;
• Gestão de planos, subscrições e pagamentos;
• Prestação de suporte técnico;
• Comunicações operacionais e de segurança;
• Utilização da área de administração e da Área de Cliente.

3. Dados recolhidos através do site

Quando o utilizador contacta a Alvera, solicita informação, inicia um período experimental ou submete um formulário, poderão ser recolhidos os seguintes dados:

• Nome;
• Nome da empresa ou organização;
• Denominação legal ou fiscal;
• Número de identificação fiscal;
• Endereço de email;
• Número de telefone;
• Morada e localização;
• Plano ou serviço pretendido;
• Conteúdo das mensagens enviadas;
• Outras informações fornecidas voluntariamente pelo utilizador.

4. Dados relacionados com contas e utilizadores

Para criar e administrar uma conta na plataforma poderão ser tratados:

• Identificação da empresa subscritora;
• Nome e email dos administradores;
• Credenciais de autenticação armazenadas de forma protegida;
• Estado de ativação dos utilizadores;
• Perfil e permissões de acesso;
• Data de criação e atualização das contas;
• Registos de autenticação e utilização necessários à segurança;
• Histórico de alterações e auditoria.

As passwords não são armazenadas em texto simples. São protegidas através de mecanismos criptográficos adequados.

5. Dados de subscrição e faturação

Para gerir períodos experimentais, subscrições, renovações e faturação poderão ser tratados:

• Plano selecionado;
• Periodicidade da subscrição;
• Preço contratado;
• Datas de início, fim e renovação;
• Estado da subscrição;
• Informação necessária à emissão de documentos fiscais;
• Referências e estados de pagamento;
• Histórico de alterações ao plano ou à subscrição.

Quando sejam utilizados prestadores de pagamento externos, os dados financeiros poderão ser tratados diretamente por esses prestadores de acordo com as respetivas políticas e condições.

6. Dados técnicos e de segurança

Durante a utilização do site ou da plataforma poderão ser tratados dados técnicos necessários à segurança, funcionamento e prevenção de abuso, incluindo:

• Endereço IP;
• Tipo de navegador e dispositivo;
• Sistema operativo;
• Data e hora dos acessos;
• Páginas ou funcionalidades utilizadas;
• Registos de erros e falhas técnicas;
• Ações realizadas por utilizadores autenticados;
• Informação necessária à deteção de acessos não autorizados.

7. Finalidades do tratamento

Os dados pessoais poderão ser tratados para:

• Responder a pedidos de contacto;
• Disponibilizar demonstrações ou períodos experimentais;
• Criar e administrar contas de empresas;
• Autenticar utilizadores;
• Disponibilizar as funcionalidades da plataforma;
• Gerir planos, subscrições, renovações e cancelamentos;
• Emitir documentos de faturação;
• Registar e confirmar pagamentos;
• Prestar suporte técnico e acompanhar incidentes;
• Enviar comunicações operacionais;
• Garantir a segurança e continuidade do serviço;
• Prevenir fraude, abuso e acessos não autorizados;
• Cumprir obrigações legais;
• Exercer ou defender direitos em processos administrativos ou judiciais.

8. Fundamentos jurídicos

O tratamento dos dados pessoais poderá basear-se, consoante a situação:

• Na execução de diligências pré-contratuais solicitadas pelo titular dos dados;
• Na execução de um contrato de subscrição ou prestação de serviços;
• No cumprimento de obrigações legais, contabilísticas, fiscais ou administrativas;
• No interesse legítimo em garantir a segurança, prevenir fraude, melhorar o serviço e proteger direitos;
• No consentimento do titular, quando este seja legalmente necessário.

9. Comunicações operacionais

Poderão ser enviadas comunicações necessárias ao funcionamento da conta e à execução do serviço, incluindo:

• Confirmações de criação de conta;
• Credenciais iniciais e recuperação de password;
• Avisos relacionados com a subscrição;
• Informação sobre pagamentos e faturação;
• Alertas de segurança;
• Informação sobre manutenção ou indisponibilidade;
• Respostas a pedidos de suporte.

Estas comunicações não constituem publicidade, sendo necessárias à execução do serviço ou à segurança da conta.

10. Comunicações comerciais

Comunicações de natureza comercial ou promocional apenas serão enviadas quando exista fundamento jurídico adequado, incluindo consentimento, quando exigido.

O destinatário poderá retirar o consentimento ou opor-se à receção destas comunicações através dos meios indicados em cada mensagem ou contactando a Alvera.

11. Dados tratados pelas empresas subscritoras

As empresas subscritoras podem utilizar a plataforma para tratar dados dos seus próprios clientes, trabalhadores, fornecedores, contactos e outros titulares.

Relativamente a esses dados, a empresa subscritora determina as finalidades e os meios do tratamento e atua, em regra, como responsável pelo tratamento.

A empresa subscritora é responsável por:

• Assegurar a licitude do tratamento;
• Prestar a informação necessária aos titulares dos dados;
• Recolher consentimento quando aplicável;
• Responder ao exercício de direitos;
• Limitar o acesso aos dados a utilizadores autorizados;
• Garantir que apenas são introduzidos os dados necessários à sua atividade.

12. Atuação da Alvera como subcontratante

Quando a Alvera trata dados pessoais introduzidos pela empresa subscritora para disponibilizar a plataforma, poderá atuar como subcontratante, nos termos do artigo 28.º do RGPD.

Nessa qualidade, os dados serão tratados:

• De acordo com instruções documentadas da empresa subscritora;
• Apenas para disponibilizar, manter e proteger a plataforma;
• Com deveres de confidencialidade;
• Com medidas técnicas e organizativas de segurança;
• Com recurso apenas aos prestadores necessários ao funcionamento do serviço.

As condições específicas do tratamento por subcontratação poderão constar de contrato ou acordo próprio celebrado com a empresa subscritora.

13. Dados existentes na Área de Cliente

A empresa subscritora poderá criar acessos para os seus clientes utilizarem uma área reservada.

A Área de Cliente poderá apresentar, de acordo com a configuração da empresa:

• Dados de identificação;
• Pedidos de orçamento;
• Orçamentos;
• Intervenções;
• Pedidos de assistência;
• Equipamentos;
• Contratos;
• Pagamentos;
• Documentos;
• Mensagens e histórico de atividade.

A empresa subscritora é responsável por assegurar que cada cliente apenas tem acesso aos dados que lhe dizem respeito.

14. Partilha de dados

Os dados pessoais não são vendidos nem cedidos a terceiros para fins comerciais.

Os dados poderão ser comunicados ou disponibilizados a:

• Prestadores de alojamento e infraestrutura;
• Prestadores de bases de dados;
• Prestadores de armazenamento de ficheiros;
• Prestadores de envio de email;
• Prestadores de processamento de pagamentos;
• Prestadores de manutenção e suporte técnico;
• Contabilistas, consultores ou auditores, quando necessário;
• Autoridades públicas, quando exista obrigação legal.

Estes prestadores apenas deverão tratar os dados na medida necessária à execução dos respetivos serviços.

15. Prestadores tecnológicos

O funcionamento da plataforma poderá recorrer a prestadores tecnológicos, incluindo serviços de:

• Alojamento da aplicação;
• Base de dados;
• Armazenamento de ficheiros;
• Envio de mensagens de email;
• Gestão de domínios;
• Monitorização, segurança e registo de erros;
• Processamento de pagamentos, quando aplicável.

A lista concreta de prestadores poderá ser atualizada em função da evolução técnica da plataforma.

16. Transferências internacionais

Alguns prestadores tecnológicos poderão tratar dados fora do Espaço Económico Europeu.

Quando tal aconteça, serão utilizados mecanismos legalmente previstos para assegurar um nível adequado de proteção, incluindo decisões de adequação, cláusulas contratuais-tipo ou outras garantias aplicáveis.

17. Conservação dos dados

Os dados serão conservados apenas durante o período necessário às finalidades para que foram recolhidos.

Os prazos de conservação poderão variar consoante:

• A existência de uma conta ativa;
• A duração do período experimental;
• A duração da subscrição;
• A necessidade de prestar suporte;
• Obrigações fiscais, contabilísticas ou legais;
• A necessidade de exercer ou defender direitos.

Após o cancelamento de uma conta, os dados poderão ser conservados durante um período limitado para permitir recuperação, exportação, resolução de incidentes ou cumprimento de obrigações legais.

Terminado o prazo aplicável, os dados serão eliminados ou anonimizados, salvo quando a conservação seja legalmente exigida.

18. Segurança dos dados

São adotadas medidas técnicas e organizativas destinadas a proteger os dados pessoais contra perda, alteração, destruição, utilização indevida, divulgação ou acesso não autorizado.

Essas medidas podem incluir:

• Autenticação de utilizadores;
• Proteção criptográfica das passwords;
• Separação dos dados por empresa;
• Controlo de acesso por utilizador e organização;
• Ligações protegidas por HTTPS;
• Registos de auditoria;
• Validação das sessões e permissões;
• Cópias de segurança e mecanismos de recuperação;
• Atualizações e correções de segurança;
• Monitorização de erros e incidentes.

Apesar das medidas adotadas, nenhum sistema tecnológico permite eliminar totalmente todos os riscos de segurança.

19. Incidentes de segurança

Em caso de incidente que possa comprometer dados pessoais, serão adotadas medidas para investigar, limitar e corrigir a situação.

Quando legalmente exigido, o incidente será comunicado à autoridade de controlo e aos titulares afetados dentro dos prazos aplicáveis.

As empresas subscritoras devem comunicar rapidamente qualquer suspeita de acesso indevido, perda de credenciais ou utilização não autorizada das suas contas.

20. Direitos dos titulares

Nos termos da legislação aplicável, o titular dos dados poderá exercer os seguintes direitos:

• Direito de acesso aos dados pessoais;
• Direito de retificação de dados incorretos ou incompletos;
• Direito ao apagamento dos dados, quando aplicável;
• Direito à limitação do tratamento;
• Direito de oposição ao tratamento;
• Direito à portabilidade dos dados, quando aplicável;
• Direito de retirar o consentimento, quando o tratamento dependa deste;
• Direito de não ficar sujeito a decisões exclusivamente automatizadas, nos termos previstos na lei.

21. Exercício de direitos

Os direitos relacionados com dados tratados diretamente pela Alvera podem ser exercidos através do endereço:

contacto@alvera.pt

O pedido deve identificar claramente o titular, o direito pretendido e os dados a que se refere.

Poderá ser solicitada informação adicional para confirmar a identidade do requerente e impedir a divulgação de dados a terceiros não autorizados.

22. Pedidos relativos a dados de clientes das empresas

Quando um titular pretenda exercer direitos relativamente a dados introduzidos na plataforma por uma empresa subscritora, o pedido deverá ser dirigido inicialmente a essa empresa.

A empresa subscritora é responsável por analisar e responder ao pedido enquanto responsável pelo tratamento.

A Alvera poderá prestar a assistência técnica razoavelmente necessária para permitir à empresa localizar, corrigir, exportar ou eliminar os dados em causa.

23. Direito de reclamação

O titular dos dados tem o direito de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD — ou de outra autoridade de controlo competente.

Antes da apresentação de uma reclamação, poderá contactar a Alvera para procurar esclarecer ou resolver a situação.

24. Dados de menores

A plataforma destina-se a utilização profissional por empresas e organizações, não sendo dirigida a menores.

Não é intencionalmente solicitada a criação de contas por menores de idade.

25. Decisões automatizadas

A Alvera não utiliza, atualmente, decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente os titulares dos dados.

Poderão ser utilizados processos automáticos para tarefas técnicas, como validação de dados, deteção de erros, segurança, controlo de limites e envio de notificações.

26. Ligações externas

O site ou a plataforma poderão conter ligações para serviços externos.

A presente Política de Privacidade não se aplica ao tratamento efetuado por esses serviços, pelo que o utilizador deve consultar as respetivas políticas de privacidade.

27. Alterações à política

Esta Política de Privacidade poderá ser atualizada para refletir alterações legais, técnicas, organizativas ou relacionadas com a evolução da plataforma.

Quando as alterações forem relevantes, será apresentada informação através do site, da plataforma ou dos contactos associados à conta.

28. Contacto

Para qualquer questão relacionada com esta Política de Privacidade ou com o tratamento de dados pessoais poderá contactar:

contacto@alvera.pt