Termos e Condições

1. Identificação da plataforma

A ALVERA é a designação comercial utilizada para identificar uma plataforma de software de gestão, disponibilizada através de app.alvera.pt, destinada principalmente a empresas de informática e organizações que prestam serviços técnicos.

A plataforma permite centralizar informação comercial, operacional e administrativa, disponibilizando funcionalidades de gestão através de um serviço de subscrição.

Para qualquer questão relacionada com estes Termos e Condições, poderá ser utilizado o endereço: contacto@alvera.pt.

2. Objeto do serviço

A plataforma disponibiliza ferramentas destinadas a apoiar a organização e gestão da relação entre empresas prestadoras de serviços de informática e os seus clientes.

As funcionalidades disponíveis podem incluir, entre outras:

• Gestão de clientes e utilizadores;
• Propostas comerciais;
• Pedidos de orçamento e orçamentos;
• Intervenções e agenda;
• Pedidos de assistência técnica;
• Gestão de equipamentos;
• Gestão de oficina, artigos, stock e vendas;
• Contratos de manutenção;
• Documentos e histórico de atividade;
• Gestão financeira e pagamentos;
• Monitorização de Backups através do Alvera Backup Agent;
• Notificações e auditoria;
• Área reservada para os clientes da empresa subscritora.

As funcionalidades concretamente disponíveis dependem do plano subscrito, da configuração da plataforma e da evolução do serviço.

3. Destinatários

A Alvera destina-se a utilização profissional por empresas, empresários em nome individual e outras organizações que utilizem a plataforma no âmbito da sua atividade.

A pessoa que cria ou administra a conta declara possuir autorização para representar a respetiva organização e gerir os utilizadores associados.

4. Criação de conta

Para utilizar a plataforma poderá ser necessário indicar dados da organização e criar um utilizador administrador.

Os dados fornecidos devem ser verdadeiros, completos e atualizados. O utilizador é responsável por corrigir qualquer informação incorreta ou desatualizada.

A criação da conta poderá ficar sujeita a validação, disponibilidade do serviço e aceitação das condições aplicáveis.

5. Credenciais e segurança

As credenciais de acesso são pessoais e não devem ser partilhadas com pessoas não autorizadas.

A organização subscritora é responsável por:

• Gerir os seus utilizadores e respetivas permissões;
• Utilizar passwords seguras;
• Desativar acessos que deixem de ser necessários;
• Comunicar situações de acesso indevido ou suspeitas de comprometimento;
• Garantir que apenas pessoas autorizadas utilizam a sua conta.

A Alvera não poderá ser responsabilizada por acessos resultantes da partilha indevida, perda ou utilização negligente das credenciais.

6. Período experimental

A plataforma poderá disponibilizar um período experimental gratuito com a duração indicada no plano selecionado.

Durante o período experimental poderão existir limites de utilização, capacidade, funcionalidades ou número de utilizadores.

No final do período experimental, o acesso poderá ser limitado, suspenso ou depender da ativação de uma subscrição paga.

A disponibilização de períodos experimentais poderá ser alterada, limitada ou suspensa quando existam razões técnicas, comerciais ou de segurança.

7. Planos e subscrições

O acesso à plataforma depende do plano selecionado e das respetivas condições de preço, periodicidade, limites e funcionalidades.

Antes da subscrição serão apresentados, sempre que aplicável:

• O nome e descrição do plano;
• O preço mensal ou anual;
• Os limites de utilizadores, clientes e armazenamento;
• A duração do período experimental;
• A periodicidade de pagamento;
• As funcionalidades incluídas.

Os limites do plano aplicam-se à organização subscritora e podem impedir a criação de novos registos quando forem atingidos.

8. Preços, faturação e pagamento

Os preços aplicáveis são os apresentados no momento da subscrição ou os que tenham sido acordados diretamente com a organização.

Os valores poderão ser apresentados sem ou com impostos, consoante a informação indicada na página de preços, proposta, fatura ou documento comercial aplicável.

A subscrição poderá ter periodicidade mensal, anual ou outra periodicidade acordada.

A falta de pagamento poderá originar avisos, limitação de funcionalidades, suspensão ou cancelamento da subscrição.

9. Alteração de plano

A organização poderá solicitar ou efetuar a alteração do plano, quando essa funcionalidade estiver disponível.

A mudança de plano poderá alterar:

• O preço contratado;
• Os limites de utilização;
• As funcionalidades disponíveis;
• A capacidade de armazenamento;
• O número permitido de utilizadores ou clientes.

Uma redução de plano poderá ficar condicionada à redução prévia dos dados ou utilizadores que excedam os novos limites.

10. Cancelamento e suspensão

A subscrição poderá ser cancelada pela organização de acordo com os meios e condições disponibilizados.

O acesso poderá ser suspenso ou cancelado quando se verifique:

• Falta de pagamento;
• Utilização ilícita ou abusiva da plataforma;
• Violação grave destes Termos e Condições;
• Tentativas de acesso não autorizado;
• Risco para a segurança ou integridade do serviço;
• Utilização que prejudique outros utilizadores;
• Determinação legal ou administrativa aplicável.

Sempre que seja razoavelmente possível, será dada oportunidade para corrigir a situação antes do cancelamento definitivo.

11. Dados introduzidos na plataforma

A organização subscritora mantém a responsabilidade pelos dados que introduz, importa, armazena ou trata através da plataforma.

A organização declara que possui fundamento legítimo para tratar os dados dos seus clientes, utilizadores, trabalhadores, contactos e restantes titulares.

Não devem ser introduzidos conteúdos:

• Ilícitos, fraudulentos ou ofensivos;
• Que violem direitos de terceiros;
• Que contenham software malicioso;
• Que excedam manifestamente a finalidade profissional da plataforma;
• Cujo tratamento não esteja devidamente autorizado ou legitimado.

12. Responsabilidade da organização subscritora

A organização é responsável pela forma como utiliza a plataforma e pelos atos praticados pelos seus administradores e utilizadores.

Compete à organização verificar e validar a informação utilizada na sua atividade, incluindo valores, datas, estados, documentos, pagamentos e comunicações enviadas aos seus clientes.

A Alvera constitui uma ferramenta de apoio à gestão e não substitui aconselhamento contabilístico, fiscal, jurídico, financeiro ou profissional especializado.

13. Disponibilidade e manutenção

São efetuados esforços razoáveis para assegurar a disponibilidade, segurança e continuidade da plataforma.

No entanto, o serviço poderá ser temporariamente interrompido devido a:

• Operações de manutenção;
• Atualizações técnicas ou de segurança;
• Falhas de infraestrutura ou fornecedores externos;
• Incidentes de segurança;
• Casos de força maior;
• Situações fora do controlo razoável da Alvera.

Sempre que possível, as intervenções planeadas com impacto significativo serão comunicadas antecipadamente.

14. Atualizações da plataforma

A plataforma poderá ser atualizada para introduzir melhorias, corrigir erros, aumentar a segurança, alterar o desempenho ou disponibilizar novas funcionalidades.

Algumas funcionalidades poderão ser alteradas, substituídas ou descontinuadas quando existam motivos técnicos, legais, comerciais ou de segurança.

As alterações relevantes que reduzam de forma significativa o serviço contratado serão comunicadas sempre que aplicável.

15. Serviços de terceiros

O funcionamento da plataforma poderá depender de serviços externos, incluindo alojamento, base de dados, armazenamento, envio de email, gestão de domínio ou processamento de pagamentos.

A disponibilidade destes serviços depende dos respetivos fornecedores e das condições técnicas por eles disponibilizadas.

A Alvera não poderá garantir o funcionamento permanente de serviços externos fora do seu controlo razoável.

16. Cópias de segurança

Poderão ser adotados mecanismos técnicos de cópia de segurança e recuperação destinados a proteger a continuidade do serviço.

Apesar dessas medidas, nenhum sistema tecnológico permite garantir risco zero de perda, corrupção ou indisponibilidade de dados.

A organização deve conservar cópias dos documentos ou informações essenciais à sua atividade quando a respetiva importância o justifique.

16-A. Monitorização de Backups

A plataforma disponibiliza funcionalidades de Monitorização de Backups destinadas a acompanhar o estado de processos de cópia de segurança configurados pela organização subscritora.

A utilização desta funcionalidade requer a instalação e configuração do Alvera Backup Agent nos sistemas que se pretendam monitorizar.

O agente poderá permitir a configuração de múltiplas monitorizações independentes, de acordo com as funcionalidades disponibilizadas e as condições técnicas aplicáveis.

A Monitorização de Backups destina-se à recolha e apresentação de informação sobre o estado das verificações, resultados, alertas e histórico de monitorização.

Esta funcionalidade não substitui uma solução de cópia de segurança, não executa os backups monitorizados e não garante, por si só, a integridade, disponibilidade ou possibilidade de recuperação dos dados.

A organização subscritora é responsável pela configuração adequada das monitorizações, manutenção dos sistemas abrangidos e verificação periódica da execução e recuperabilidade das suas cópias de segurança.

Os resultados apresentados dependem da configuração do agente, da disponibilidade dos sistemas monitorizados, das comunicações e das informações técnicas recolhidas.

17. Propriedade intelectual

A estrutura, código, design, marca, logótipos, textos, componentes e restantes elementos da plataforma pertencem à Alvera ou aos respetivos titulares.

A subscrição concede apenas um direito limitado, não exclusivo, intransmissível e temporário de utilização da plataforma durante o período em que a conta se encontre válida.

Não é permitido:

• Copiar ou reproduzir a plataforma;
• Modificar ou adaptar o código;
• Efetuar engenharia inversa;
• Contornar mecanismos de segurança ou limites;
• Revender ou sublicenciar o acesso sem autorização;
• Utilizar a plataforma para criar um serviço concorrente.

18. Limitação de responsabilidade

A Alvera não será responsável por prejuízos resultantes de dados incorretos introduzidos pelos utilizadores, decisões tomadas com base nesses dados ou utilização da plataforma em desconformidade com estes termos.

Também não será responsável por falhas decorrentes de equipamentos, ligações à Internet, software, integrações ou serviços externos fora do seu controlo razoável.

A eventual responsabilidade será apreciada nos termos da legislação aplicável e das condições concretamente contratadas.

19. Proteção de dados e acordo de subcontratação

O tratamento de dados pessoais relacionado com o site, criação e gestão de contas, subscrições e utilização da plataforma encontra-se igualmente descrito na Política de Privacidade da Alvera.

Sempre que a organização subscritora determine as finalidades e os meios do tratamento dos dados pessoais introduzidos ou tratados através da plataforma, essa organização atua como responsável pelo tratamento e a Alvera atua como subcontratante, nos termos do artigo 28.º do Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD).

Para esses tratamentos, as presentes cláusulas constituem o acordo de tratamento de dados entre a organização subscritora e a Alvera e integram os presentes Termos e Condições.

19.1. Objeto, duração, natureza e finalidade

A Alvera trata dados pessoais por conta da organização subscritora exclusivamente durante o período necessário à prestação da plataforma e dos serviços associados, sem prejuízo dos períodos de conservação necessários ao cumprimento de obrigações legais, segurança, recuperação ou resolução de litígios.

O tratamento tem como finalidade disponibilizar, manter, proteger e suportar as funcionalidades contratadas, incluindo armazenamento, organização, consulta, alteração, transmissão, recuperação e eliminação de informação quando necessário ao funcionamento da plataforma.

19.2. Categorias de titulares e dados pessoais

Consoante a utilização efetuada pela organização, os dados tratados poderão respeitar, nomeadamente, aos seus clientes, potenciais clientes, trabalhadores, colaboradores, utilizadores, fornecedores e outros contactos profissionais.

As categorias de dados poderão incluir dados de identificação e contacto, informação profissional e comercial, dados relacionados com clientes, equipamentos, assistências, intervenções, reparações, artigos, vendas, propostas comerciais, contratos, orçamentos, pagamentos, documentos e comunicações.

No âmbito da Monitorização de Backups, poderão ainda ser tratados identificadores dos sistemas monitorizados, configurações, horários, resultados das verificações, estados, alertas, mensagens de erro e históricos de atividade, quando estes elementos constituam dados pessoais.

A organização não deverá utilizar a plataforma para tratar categorias especiais de dados pessoais ou dados relativos a condenações penais e infrações, salvo quando esse tratamento seja necessário, lícito e devidamente autorizado e existam garantias adequadas.

19.3. Instruções da organização

A Alvera tratará os dados pessoais apenas mediante instruções documentadas da organização subscritora, incluindo as resultantes da utilização normal e configuração da plataforma, salvo quando o tratamento seja exigido pelo direito da União Europeia ou pela legislação nacional aplicável.

Quando legalmente permitido, a Alvera informará a organização antes de efetuar um tratamento exigido por lei que não resulte das suas instruções.

Caso considere que uma instrução viola o RGPD ou outra disposição aplicável em matéria de proteção de dados, a Alvera informará a organização nos termos legalmente exigíveis.

19.4. Confidencialidade

A Alvera assegurará que as pessoas autorizadas a tratar dados pessoais por sua conta ficam sujeitas a dever de confidencialidade ou a uma obrigação legal adequada de confidencialidade.

19.5. Segurança do tratamento

A Alvera adotará medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, tendo em conta o estado da técnica, os custos de implementação, a natureza, âmbito, contexto e finalidades do tratamento e os riscos para os direitos e liberdades dos titulares dos dados.

Essas medidas poderão incluir, conforme aplicável, controlo de acessos, autenticação, segregação lógica entre organizações, registo de atividade, proteção das comunicações, mecanismos de cópia de segurança, atualização dos sistemas e procedimentos de recuperação e resposta a incidentes.

19.6. Subcontratantes ulteriores

A organização concede à Alvera autorização geral para recorrer a outros subcontratantes necessários à prestação do serviço, nomeadamente fornecedores de infraestrutura, alojamento, base de dados, armazenamento, comunicações e processamento de pagamentos, desde que sejam asseguradas garantias adequadas de proteção de dados.

A Alvera assegurará que os subcontratantes ulteriores ficam sujeitos a obrigações de proteção de dados equivalentes às previstas no presente acordo, na medida aplicável ao tratamento que efetuem.

A lista atual dos subcontratantes utilizados pela Alvera encontra-se disponível na página pública de Subcontratantes da plataforma.

A Alvera informará a organização de alterações pretendidas que envolvam a adição ou substituição de subcontratantes, dando-lhe oportunidade de apresentar objeções fundamentadas antes de a alteração produzir efeitos, nos termos da legislação aplicável.

19.7. Direitos dos titulares

Tendo em conta a natureza do tratamento, a Alvera prestará à organização assistência razoável, através de medidas técnicas e organizativas adequadas, para permitir o cumprimento das obrigações relativas ao exercício dos direitos dos titulares dos dados.

Sempre que a Alvera receba diretamente um pedido de um titular relacionado com dados tratados por conta da organização, encaminhá-lo-á para a organização sempre que seja possível identificar o responsável pelo tratamento, salvo obrigação legal em contrário.

19.8. Assistência e violações de dados pessoais

A Alvera prestará assistência razoável à organização no cumprimento das obrigações aplicáveis em matéria de segurança, avaliação de impacto sobre a proteção de dados e consultas prévias, tendo em conta a natureza do tratamento e a informação disponível.

Caso tenha conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete dados tratados por conta da organização, a Alvera comunicará o incidente à organização sem demora injustificada e disponibilizará, na medida do possível, a informação necessária para permitir o cumprimento das respetivas obrigações legais.

19.9. Devolução e eliminação dos dados

Após o termo da prestação do serviço, e de acordo com as opções disponibilizadas e a legislação aplicável, a Alvera eliminará ou permitirá a devolução dos dados pessoais tratados por conta da organização, salvo quando a conservação seja exigida por lei.

Os dados poderão permanecer temporariamente em cópias de segurança durante os ciclos normais de retenção e recuperação, ficando nesse período sujeitos às mesmas obrigações de proteção e não sendo utilizados para outras finalidades.

19.10. Demonstração de conformidade e auditorias

A Alvera disponibilizará à organização as informações razoavelmente necessárias para demonstrar o cumprimento das obrigações previstas no artigo 28.º do RGPD.

Quando legalmente aplicável, permitirá e contribuirá para auditorias ou inspeções razoáveis relacionadas com o tratamento efetuado por conta da organização, mediante aviso prévio adequado e de forma a não comprometer a segurança, confidencialidade, continuidade do serviço ou dados pertencentes a outras organizações.

19.11. Transferências internacionais

Sempre que o tratamento implique uma transferência internacional de dados pessoais sujeita ao RGPD, serão utilizados mecanismos legalmente reconhecidos para assegurar um nível adequado de proteção, incluindo, quando aplicável, decisões de adequação ou cláusulas contratuais-tipo e medidas complementares adequadas.

19.12. Obrigações da organização subscritora

Enquanto responsável pelo tratamento, compete à organização assegurar, nomeadamente, a licitude do tratamento, a transparência perante os titulares, a adequação dos dados introduzidos, o cumprimento dos direitos dos titulares e a emissão de instruções lícitas à Alvera.

20. Conservação e exportação de dados

Durante uma subscrição ativa, os dados serão conservados na medida necessária ao funcionamento da plataforma.

Após suspensão ou cancelamento, os dados poderão permanecer temporariamente conservados durante o prazo necessário para recuperação, exportação, cumprimento de obrigações legais ou resolução de litígios.

A organização deve solicitar a exportação dos dados relevantes antes da sua eliminação definitiva, quando essa possibilidade estiver disponível.

21. Comunicações

As comunicações relacionadas com a conta, subscrição, segurança, pagamentos, alterações do serviço e suporte poderão ser enviadas para os contactos registados na plataforma.

A organização deve manter os seus contactos atualizados para garantir a receção das comunicações importantes.

22. Alterações aos termos

Estes Termos e Condições poderão ser atualizados para refletir alterações legais, técnicas, comerciais ou relacionadas com a evolução da plataforma.

Quando as alterações forem relevantes, será apresentada informação através do site, da plataforma ou dos contactos associados à conta.

A continuação da utilização após a entrada em vigor das alterações representa a aceitação da versão atualizada, sem prejuízo dos direitos previstos na legislação aplicável.

23. Lei aplicável

Os presentes Termos e Condições são regidos pela legislação portuguesa e pela legislação da União Europeia aplicável.

Qualquer divergência deverá, sempre que possível, ser resolvida através de contacto direto e tentativa de resolução amigável entre as partes.

24. Contacto

Para questões relacionadas com estes Termos e Condições poderá contactar através do endereço:

contacto@alvera.pt